Peran Komunikasi dalam Organisasi

Pengertian dan Arti Penting Komunikasi 

source : http://www.technovativesolutions.co.uk/file/communication_technology.html

Komunikasi menurut Seiler (1988) lebih merupakan cuaca yang terjadi dari bermacam-macam variabel yang kompleks dan terus berubah. Kadang-kadang cuaca hangat, matahari bersinar, pada waktu yang lain, cuaca dingin, berawan dan lembab. Keadaan cuaca merfleksikan suatu variasi saling berhubungan yang kompleks tidak pernah pernah ada duplikatnya.

Frank E.X. Dance (1976), seorang sarjana Amerika yang menekuni bidang komunikasi, menginventarisasi 126 definisi komunikasi yang berbeda-beda, dan dari definisi-definisi tersebut terdapat 15 komponen konseptual pokok. Yaitu :

1. Simbol-simbol verbal/ujaran
   Komunikasi adalah pertukaran pikiran atau gagasan secara verbal (Hoben, 1954)
2. Pengertian/Pemahaman
   Komunikasi adalah proses dengan mana kita bisa memahami dan dipahami oleh orang lain. Komunikasi merupakan proses yang dinamis dansecara konstan berubah sesuai dengan situasi yang berlaku
3. Interaksi/hubungan/proses sosial
   Interaksi, juga dalam tingkatan biologus adalah salah satu perwujudan komunikasi, karena tanpa komunikasi tindakan-tindakan kebersamaan tidak akan terjadi (Mead, 1963)
4. Pengurangan rasa ketidakpastian
   Komunikasi timbul didorong oleh kebutuhan-kebutuhan untuk mengurangi rasa ketidakpastian, bertindak secara efektif, mempertahankan atau memperkuat ego (Barnlund,1934)
5. Proses
   Komunikasi adalah proses penyampaian informasi, gagasan, emosi, keahlian, dll,melalui penggunaan simbol-simbol seperti kata-kata,gambar-gambar dll (Barelson,1964)
6. Pengalihan/penyampaian/pertukaran
   Penggunaan kata komunikasi tampaknya menunjuk kepada adanya sesuatu yang dialihkan dari suatu benda atau orang ke benda atau orang lainnya. Kata komunikasi kadang-kadang menunjuk kepada apa yang dialihkan, alat apa yang dipakai sebagi saluran pengalihan, atau menunjuk kepada keseluruhan proses upaya pengalihan. Dalam banyak kasus, apa yang dialihkan itu kemudian menjadi milik atau bagian bersama. Oleh karena itu komunikasi juga menuntu adanya partisipasi (Ayer, 1955).
7. Menguhubungkan/menggabungkan
   Komunikasi adalah suatu proses yang menghubungkan satu bagian dalam kehidupan dengan bagian lainnya (Ruesch, 1957)
8. Kebersamaan
   Komunikasi adalah suatu proses yang membuat sesuatu dari semula dimiliki oleh seseorang (monopoli seseorang) menjadi dimiliki oleh dua orang atau lebih (Gode, 1959)
9. Saluran/alat/jalur
   Komunikasi adalah alat pengiriman pesan-pesan kemiliteran/ order, dan lain-lain, seperti telegraf, telepon, radio, kurir, dan lain-lain (American College Dictionary)
10. Replikasi memori
    Komunikasi adalah proses yang mengarahkan perhatian seseorang dengan tujuan mereplikasi memori (Cartier dan Harwood, 1953)
11. Tanggapan diskriminatif
    Komunikasi adalah tanggapan diskriminatif dari suatu organisme terhadap suatu stimulus
12. Stimuli
    Setiap tindakan komunikasi dipandang sebagai penyampaian informasi yang berisikan stimuli diskriminatif, dari suatu sumber terhadap penerima (Newcomb, 1966)
13. Tujuan/kesengajaan
    Komunikasi pada dasarnya penyampaian pesan yang disengaja dari sumber terhadap penerima dengan tujuan mempengaruhi tingkah laku pihak penerima (Miller, 1966)
14. Waktu/situasi
    Proses komunikasi merupakan suatu transisi dari suatu keseluruhan struktur situasi ke situasi yang lain sesuai pola yang diinginkan (Sondel, 1956)
15. Kekuasaan/kekuatan
    Komunikasi adalah suatu mekanisme yang menimbulkan kekuatan/kekuasaan (Schacter, 1951) 

Jenis Komunikasi

1. Komunikasi menurut cara penyampaian
2. Komunikasi menurut kelangsungannya
3. Komunikasi menurut perilaku
4. Komunikasi menurut maksud komunikasi
5. Komunikasi menurut ruang lingkup
6. Komunikasi menurut aliran informasi
7. Komunikasi menurut jaringan kerja
8. Komunikasi menurut peranan individu
9. Komunikasi menurut jumlah yang berkomunikasi 

Proses Komunikasi
Ada bermacam-macam komponen atau elemen dalam proses komunikasi. Kadang-kadang untuk komponen yang sama digunakan istilah yang berbeda seperti halnya ada yang menggunakan istilah informasi dan pesan untuk menyatakan komponen pesan yang dikirimkan dan begitu juga ada yang memakai istilah sender dan source untuk menyatakan orang yang mengirimkan pesan. Walaupun demikian dapat disimpulkan mana diantara bermacam-macam komponen itu yang merupakan komponen dasar komunikasi.
Dalam hal ini ada empat komponen yang cenderung sama yaitu : orang yang mengirimkan pesan, pesan yang akan dikirimkan, saluran atau jalan yang dilalui pesan dari si pengirim kepada si penerima, dan si penerima pesan. Karena komunikasi merupakan proses dua arah atau timbal balik maka komponen balikan perlu ada dalam proses komunikasi.
Suatu proses komunikasi terdiri dari komponen dasar sebagai berikut :

1. Pengirim Pesan
   Pengirim pesan adalah individu atau orang yang mengirim pesan. Pesab atau informasi berasal dari dari otak yang mengirim pesan. Menciptakan pesan berarti menentukan arti apa yang akan dikirimkan kemudian menyandikan/encode arti tersebut ke dalam suatu pesan. Sesudah itu baru dikirim melalui suatu saluran.
2. Pesan
   Pesan adalah informasi yang akan dikirimkan kepada si penerima. Pesan ini dapat berupa verbal maupun non-verbal. Pesan secara verbal dapat secara tertulis seperti buku, majalah, memo, sedangkan pesan yang secara lisan dapat berupa percakapan tatap muka, percakapan melalui telepon, radio dan sebagainya. Pesan yang nonverbal dapat berupa isyarat gerakan badan, ekspresi muka, dan nada suara.
3. Saluran
   Saluran adalah jalan yang dilalui pesan dari si pengirim dengan si penerima. Channel yang biasa dalam komunikasi adalah gelombang cahaya dan suara yang dapat kita lihat dan dengar. Misalnya bila dua orang berbicara tatap muka gelombang suara dan cahaya di udara berfungsi sebagai saluran. Tetapi jika pembicaraan itu melalui surat yang dikirimkan, maka gelombang cahaya sebagai saluran yang memungkinkan kita dapat melihat huruf pada surat tersebut. Kertas dan tulisan itu sendiri adalah sebagai alat untuk menyampaikan pesan. Kita dapat menggunakan bermacam-macam alat untuk menyampaikan pesan seperti buku, radio, film, televisi, surat kabar tetapi saluran pokoknya adalah gelombang suara dan cahaya. Di samping itu kita juga dapat menerima pesan melalui alat indera penciuman, alat pengecap dan peraba.
4. Penerima Pesan
   Penerima pesan adalah yang menganalisis dan menginterpretasikan isi pesan yang diterimanya.
5. Balikan
   Balikan adalah respons terhadap suatu pesan yang diterima yang dikirimkan kepada si pengirim pesan. Dengan diberikannya reaksi ini kepada si pengirim, pengirim akan dapat mengetahui apakah pesan yang dikirimkan tersebut diinterpretasikan sama dengan apa yang dimaksudkan oleh si pengirim. Bila arti pesan yang dimaksudkan oleh si pengirim diinterpretasikan sama oleh si penerima berarti komunikasi tersebut efektif. Seringkali respons yang diberikan tidak seperti yang diharapkan oleh si pengirim karena si penerima pesan kurang tepat dalam menginterpretasikan pesan.

Komunikasi Efektif
Menurut Kelly Borth dalam "Effective Communication", komunikasi yang efektif terjadi dalam 30 detik pertama. Beberapa hal yang perlu diperhatikan agar terjadi komunikasi yang efektif adalah :

1. Relevansi pesan
   Sebelum kita mengkomunikasikan pesan kita, maka kita perlu memahami apa yang sedang dicari oleh lawan bicara kita, apa yang hendak kita sampaikan, dan mengapa itu perlu disampaikan
2. Pesan singkat
   Mempelajari bagaimana menangkap pesan kita dalam 3 detik adalah seuatu seni. Perlu latihan yang berulang-ulang dan butuh waktu hingga anda bisa mematangkan kemampuan ini. Reporter yang sudah senior bisa dengan cepat membentuk paragraf pertama yang menyiratkan keseluruhan isi berita secara jeli.
3. Gambar
   Gunakan gambar yang menarik karena banyak orang yang mulai tertarik terhadap apa yang ingin kita sampaikan saat mereka melihat gambar yang menarik. Dan gambar lebih cepat mengkomunikasikan 60.000 kali lebih cepat daripada suatu tulisan. Jadi buatlah gambar yang menarik :)
4. Video
   Video adalah media yang hebat untuk seorang pemimpin. Pada zaman sekarang, video-video berdurasi 3-4 menit mampu menyampaikan pesan yang sangat dalam kepada para penontonnya.
5. Tampilan yang sederhana
   Tampilan-tampilan yang simpel dan elegan dapat membuat pesan kita lebih efisien dan efektif.

Implikasi Manajerial
Implikasi manajerial berarti cara yang dilakukan manajer untuk meningkatkan produktivitas seorang staf/bawahan untuk memenuhi suatu kebutuhan dalam organisasi/perusahaan. Implikasi manajerial dari teori expectancy dapat dijelaskan melalui tabel berikut :

Faktor-faktor Expectancy	Pertanyaan Individu	Implikasi Manajerial
1. Expectancy	Apakah saya dapat memenuhi tingkat unjuk kerja yang diinginkan ?	Menyeleksi pegawai yang memiliki kemampuan  Melatih pegawai  Memberikan dukungan sumber daya yang diperlukan  Menjelaskan sasaran unjuk kerja secara jelas
2. Instrumentality	Ganjaran apa yang saya terima sebagai akibat pelaksanaan pekerjaan ?	Menjelaskan reward yang mungkin diterima Memastikan bahwa reward yang diterima sangat tergantung pada unjuk kerja Menetapkan apa yang diharapkan dari organisasi terhadap para staf/bawahan
3. Valence	Seberapa penting reward yang mungkin diterima oleh saya ?	Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan individu Menyesuaikan reward dengan kebutuhan individu

Sumber :
[1] Sendjaja, S.Djuarsa, dkk. 1994. "Teori Komunikasi". Jakarta: Universitas Terbuka.
[2] Nawangsari, Sri. "Komunikasi Bisnis". Universitas Gunadarma.
[3] Borth, K. 2012. EFFECTIVE COMMUNICATION. Smart Business Columbus, 20(8), 6. Tersedia dalam: http://search.proquest.com/docview/1018375703?accountid=25704. Diakses: 15 Maret 2015.
[4] Muhammad, Arni. 2002. "Komunikasi Organisasi". Jakarta: Bumi Aksara.
[5] Hariandja, M.T.E. 2007. "Manajemen Sumber Daya Manusia". Jakarta: Grasindo.